Hoe organiseer je personeel, kennis en opleiding?
Goed opgeleide en ervaren medewerkers zijn belangrijk voor de kwaliteit van een onderneming. De ISO 9001 vraagt dan ook kennis en opleiding nauwgezet te organiseren. Maar hoe doe je dat overzichtelijk? En waarom is opleiding belangrijk? In dit artikel lees je daar meer over.
Referentie
§ 5.3 Rollen en verantwoordelijkheden § 7.1.2 Personeel § 7.1.6 Kennis § 7.2 Competentie
Vaststellen en organiseren
Regelmatig krijg ik vragen over de manier waarop kennis en opleiding van medewerkers handig georganiseerd kan worden. Als je slechts enkele medewerkers hebt, kun je dit natuurlijk in de functiebeschrijvingen vastleggen. Maar bij meer medewerkers wordt dit al gauw onoverzichtelijk.
De beste manier is dan ook om de functie-eisen in een overzicht te zetten.
Dit doe je voor het hele bedrijf, per functiegroep of per afdeling. Je krijgt hiermee helder op een rij welke eisen je stelt aan medewerkers.
Bovendien maakt zo’n overzicht het makkelijk om dit regelmatig te evalueren en bij te stellen.
Voorbeeld – Overzicht van eisen per functie
Bijhouden en controleren
Nu je hebt vastgesteld aan welke eisen men moet voldoen, ga je dit per persoon bijhouden. In een persoonlijk overzicht of in een totaal-overzicht. Zo weet je precies wie welke opleiding heeft gehad en welke kennis en ervaring bepaalde personen hebben.
Ook houd je hierop dan de verloopdata bij en plan je vervolgopleidingen in. Zo krijg je een goed beeld van welke opleidingen of bijscholingen er voor het komende jaar op het programma staan.
Het meest handig is om dit in een Excel-bestand te zetten; je kunt de informatie dan gemakkelijk bijwerken. Eventueel kun je cellen koppelen aan andere overzichten binnen excel.
Voorbeeld – Verloopdata per opleiding
Er zijn natuurlijk meer mogelijkheden denkbaar. Het verschilt per bedrijf waar behoefte aan is en wat er georganiseerd moet worden. Zo is het in een productiebedrijf van belang dat de ervaring van medewerkers op bepaalde productieplekken wordt bijgehouden. Zo kun je zien welke medewerker op welke plek kan worden ingezet.
Opleiding draagt bij aan succes
Een basisniveau van opleiding en kennis is natuurlijk belangrijk. Maar het gaat ook over meer dan alleen dat. Bedrijven die serieus investeren in opleiding van medewerkers vinden dat deze mensen:
+ breder inzetbaar zijn;
+ zelfstandiger zijn;
+ beter meedenken;
+ én een belangrijke bijdrage aan verbetering leveren.
Goed presterende bedrijven besteden veel aandacht aan scholing en het vergroten van kennis. Medewerkers worden aangemoedigd te blijven leren en zich te blijven ontwikkelen. Bijvoorbeeld door een vrij besteedbaar opleidingsbudget per persoon te hebben. Hierdoor nemen medewerkers makkelijker de stap om iets nieuws te leren, of dat nu direct functiegericht is of niet.
Deze bedrijven hebben daar baat bij. Zij vinden dat goed opgeleide medewerkers bijdragen aan de succesvolle ontwikkeling van hun bedrijf.
Dus ook opleidingen die worden gedaan voor de eigen ontwikkeling van medewerkers, kun je bijhouden in het persoonlijk profiel. Wie weet waar het nog eens handig voor is.