Met KPI’s maak je verbeteringen concreet en meetbaar
Door KPI’s te gebruiken maak je het jezelf makkelijk. Je houdt het overzicht over allerlei lopende verbeteringen. Én verbeteringen worden meetbaar en zichtbaar. Hoe je dat doet lees je in dit artikel.
Wat is een KPI?
Officieel staat dit voor een Key Performance Indicator en komt voort uit het verbetermanagement. Het is een cijfermatige prestatie die gekoppeld is aan een verbeterdoelstelling. Daarmee maak je prestaties meetbaar. Zoals bijvoorbeeld een minimum aantal klantgesprekken per jaar of een maximum aantal dagen levertijd.
Alhoewel een Key Performance Indicator wordt gebruikt als een strategische bedrijfsverbeteraar, kun je het ook binnen kwaliteitsmanagement goed gebruiken. Wij noemen het gewoon een Kwaliteits Prestatie Indicator (KPI). Of nog beter, een Prestatie Indicator (PI). De methodiek blijft exact hetzelfde. Bijvoorbeeld het maximum aantal klachten of het minimale cijfer voor klanttevredenheid.
Randvoorwaarden
Een kwaliteitsprestatie-indicator (KPI) is:
- een cijfer waarmee je prestaties meet;
- een meetbare doelstelling;
- een prestatie die invloed heeft op de organisatie;
- een doel dat niet financieel is.
En bovendien is een KPI acceptabel, realistisch en tijdgebonden.
Gekoppeld aan een doel
KPI’s komen niet zomaar uit de lucht vallen. Ze hebben altijd betrekking op een hoger doel, op iets dat je wilt bereiken. Dit kan zijn:
- een bedrijfsdoel of verbeterdoelstelling;
- een kernwaarde;
- een norm (ISO 9001);
- een procesparameter.
Voorbeelden van KPI’s
De onderstaande KPI’s kunnen als hoofddoel hebben: voldoen aan de ISO 9001 / verbeteren van de relatie met klanten / verbeteren van projecten of producten.
- Minimum cijfer voor klanttevredenheid: 8
- Maximale tijd voor het reageren op klachten: 24 uur
- Minimum aantal meldingen van afwijkingen/storingen/fouten: 30
(Je wilt namelijk graag dat afwijkingen gemeld worden om er van te leren) - Minimum aantal projectevaluaties met klanten: 10
- Maximaal foutpercentage: 3,5 %
- Minimum aantal verbetervoorstellen: 20
Met een KPI maak je verbeteringen
- meetbaar
- duidelijk
- concreet
En actie
Met alleen het vaststellen van een KPI ben je er niet. Nog belangrijker is namelijk: Hoe ga je deze prestatie bereiken? Wat ga je doen om dit waar te maken?
Door het vaststellen van acties zorg je ervoor dat de prestatie daadwerkelijk wordt gehaald.
Vervolgens controleer je de vastgestelde KPI’s een aantal keer per jaar, op een vast moment. Indien nodig stel je vervolgens je acties bij.
Wat wij doen
Bij ieder bedrijf voeren we een Kwaliteitsmonitor in. Met daarop alle relevante KPI’s voor het beheersen en verbeteren van kwaliteit.
Zo houden we zicht op de prestaties van de organisatie.