Met een processchema leg je activiteiten binnen een proces eenduidig vast
Ook zie je in één oogopslag welke zaken er nog ontbreken
Een van de meest waardevolle – en tegelijkertijd ook lastige – acties bij kwaliteitsmanagement is het uitwerken van de processen.
Er zijn veel verschillende manieren om dit te doen, maar het begint allemaal met tekenen. Als je de activiteiten vervolgens in een flow of een instructie vastlegt, dan is de informatie vaak nog niet compleet. Je vergeet dan soms essentiële gegevens over input, output en bijvoorbeeld registraties. Met een processchema leg je de activiteiten én de aanvullende informatie wel compleet vast. Je wordt dan als vanzelf gedwongen om de relevante gegevens in te vullen.
Volgens de ISO 9001 norm
Volgens de norm moeten bedrijven een procesbenadering hanteren voor hun bedrijfsvoering. Dit betekent “het op systematische wijze definiëren en managen van processen en de interacties tussen processen”. Het organiseren, beheersen en ook verbeteren van bedrijfsprocessen vormt de kern van de ISO 9001.
Hoe breng je de bedrijfsprocessen eenvoudig in kaart?
Een manier om een bedrijfsproces overzichtelijk uit te werken is met een processchema. (Ook wel SIPOC schema genaamd). Hierbij zet je de verschillende processtappen in tabelvorm uit. Het is een verzameling van de activiteiten, eisen, inputs, en outputs binnen een proces. Als je dit schema goed uitwerkt kun je meteen zien of er eventueel nog onderdelen missen. Daarna kun je beslissen of je nog aanvullende instructies, informatie of flows nodig hebt.
Deze methode wordt ook gebruikt bij allerlei andere vormen van kwaliteitsmanagement. Zoals Lean management, Total quality management of Six sigma.
Het ISO+ Processchema
Het processchema dat wij altijd gebruiken is geïnspireerd op het sipoc-schema. We hebben het oorspronkelijke schema verder uitgewerkt en hebben er een handige instructie bij gemaakt. Het vormt een belangrijke peiler van ons voorbeeld kwaliteitsmanagementsysteem. Het mooie is dat iedereen deze methode na enige toelichting ook zelf kan opzetten, uitwerken en bijhouden voor de eigen processen.
Voordelen ten opzichte van een stroomschema (flowchart)
Vaak worden er stroomschema’s gebruikt om processen mee uit te werken. En daar is niets mis mee. Sterker nog, vaak teken je eerst een grof stroomschema voordat je het processchema uitwerkt.
Het grote probleem van stroomschema’s is dat er nog weleens wordt vergeten om input en output bij iedere stap te vermelden. Bij een processchema kun je dat gewoonweg niet vergeten, omdat je deze er per stap bij moet vermelden.
Wat wij doen
In ons digitale kwaliteitshandboek hebben wij voor ieder bedrijfsproces al een processchema opgenomen. Deze werken we per bedrijf verder uit, samen met de betrokken medewerkers. Het voordeel is dat de organisatieprocessen al bijna compleet zijn ingevuld en alleen maar afgestemd hoeven te worden op het bedrijf.