Met Google formulieren
maak je een online enquête voor
klanttevredenheidsonderzoeken
Met Google formulieren maak je eenvoudig een digitale enquête of tevredenheidsonderzoek. De resultaten exporteer je vervolgens naar Excel. Het enige dat je hiervoor nodig hebt is een google-account. Waarschijnlijk beschik je al over zo’n account om de bedrijfspagina mee te beheren.
Maak je eigen enquête
Het is handig om voor klanten of collega’s een digitale enquête te maken. Hiermee kun je op een makkelijke manier een tevredenheidsonderzoek uitvoeren, of bijvoorbeeld verbeteringen inventariseren. Een manier om dit gratis te doen is met Google formulieren. Je kunt hiermee je enquête helemaal op maat bouwen. Bovendien ontvang je de resultaten als data in een rapport en hoef je zelf geen overzichten te maken. Ook kun je de resultaten naar Excel exporteren.
Maak eerst een Google-account
Hiervoor heb je alleen een Google-account nodig. Waarschijnlijk hebben jullie deze al om de bedrijfspagina mee te beheren. Met dit account kun je gebruik maken van alle applicaties van Google zoals: mail, documenten, sheets, slides en ook dus formulieren. Als je een nieuw account wilt dan kun je deze hier aanmaken. Je krijgt dan meteen Gmail erbij en 20 GB gratis opslag.
Ga naar Google formulieren
Als je het account hebt aangemaakt kun je direct starten op de pagina van Google formulieren. Hier vind je ook enkele voorbeeldformulieren. Om je eigen enquête aan te maken maak je een nieuw formulier aan, kies je een naam en start je met het maken van blokken en velden.
Ook kun je starten vanuit een voorbeeldformulier. Deze geef je dan een eigen naam en kun je geheel naar eigen wens indelen.
Bouw je enquête op
In het eerste blad kun je de formulieronderdelen toevoegen. Je kunt kiezen uit vragen, titels, losse invulvelden of meerkeuzevragen. Ook kun je een score aan een vraag toevoegen. Bijvoorbeeld: Hoe tevreden bent u over ons bedrijf? (van 0 tot 5 of van 0 tot 10).
Probeer het aantal vragen en invulvelden te beperken. Hoe korter de enquête hoe meer mensen geneigd zijn om deze in te vullen.
Pas de opmaak aan jullie huisstijl aan
Het formulier kun je helemaal aan jullie huisstijl aanpassen. Je kunt foto’s of logo’s downloaden of kleuren veranderen. Dit doe je door rechtsboven op het palet te klikken. Het scherm dat je voor je hebt is overigens niet hoe jouw klanten of collega’s de enquête zien. Als je rechtsboven op het oogje klikt dan zie je hoe de definitieve enquête eruit ziet.
Waar wordt het formulier opgeslagen?
Alle documenten die je in de Google applicaties aanmaakt komen automatisch in je drive te staan. Dit is jouw online opslag van Google. Alle wijzigingen worden hierin steeds automatisch opgeslagen. Je kunt drive via je browser benaderen. Of je kunt Google drive installeren op je mac of pc. Dan verschijnt de drive automatisch in je Verkenner of Finder.
En dan, versturen
Je kunt het formulier op twee manieren versturen: via het dashboard van Google formulieren of via een link in een eigen email. Dit regel je allebei door op de knop “verzenden” te drukken. Eigen mail met link: Klik op het link-logo om een link aan te maken. Deze kopieer je naar een mail die je in je eigen mailprogramma hebt aangemaakt.
Of je kopieert mailadressen rechtstreeks in het scherm en verstuurt de enquête direct vanuit het programma.
Resultaten bekijken en exporteren
Google formulieren houdt automatisch de ingezonden resultaten bij. Op het moederbestand zie je nog een tabblad “antwoorden” staan. Als je daarop klikt zie je hoe vaak de enquête is ingevuld en wat de resultaten zijn. Dit kun je vervolgens ook in rapportvorm downloaden. Maar nog handiger, als je op de drie puntjes klikt dan kun je de resultaten als CSV-bestand downloaden (komma gescheiden bestand). Dit bestand lees je vervolgens weer in Excel in en sorteer je per kolom.
Tips
Met deze tips maak je je klantenevaluatie nog aantrekkelijker om in te vullen en zorg je voor een grotere respons:
- Allereerst is het goed om te weten dat een respons van bijvoorbeeld 25% niet persé slecht is. In sommige branches is dit zelfs een prima resultaat.
- Houd de vragenlijst kort. Niemand zit erop te wachten om een ellenlange lijst vragen in te vullen. Hooguit 3 of 4 vragen is ideaal.
- Geef in de inleiding aan hoelang het duurt om de vragen in te vullen.
- Stel open vragen. Mensen denken graag mee, of willen hun ervaringen met jullie bedrijf kunnen delen.
- Kondig het onderzoek van tevoren aan bij de klanten. Zeker als dit de eerste keer is dat jullie een online enquête versturen.
- En ten slotte: doe iets met de resultaten en koppel dit terug naar de melders. Dat wordt zeker op prijs gesteld.
Meer weten?
Op youtube staan talloze handige video’s met uitleg, zowel in het Nederlands als in het Engels. Zoek dan op Google formulieren of Google forms.
Hoe doen wij dat?
In het ISO+ Kwaliteitshandboek voor ISO 9001 hebben we enkele voorbeelden opgenomen van Google enquêtes. Deze zijn voor het meten van klanttevredenheid of van medewerkerstevredenheid. Je ziet hierin dat we ook steeds vragen of mensen nog tips en verbeteringen hebben.
