Effectief communiceren voor kwaliteitsmanagers

Zo creëer je draagvlak en verbinding

Goed communiceren is belangrijk bij iedere vorm van samenwerking. Zo ook bij kwaliteitsmanagement. Door mensen goed te informeren en te betrekken bij kwaliteitsverbetering creëer je draagvlak en verbinding. En kom je samen tot een beter resultaat. In dit artikel vind je enkele ideeën om nog beter te communiceren.

Communicatie is vertrouwen

Op het moment dat er geen goede communicatie is over ontwikkelingen ontstaat er niet alleen een gebrek aan betrokkenheid. Er ontstaat vooral wantrouwen. Mensen hebben geen idee waar beslissingen op gebaseerd en voelen zich niet betrokken. Pas als je op tijd communiceert, mensen betrekt en ze meeneemt in de plannen dan ontstaat er vertrouwen.

Lees hier meer over in het artikel “Het plan voor succesvol veranderen”.

Communicatie motiveert

Het lijkt zo simpel en voor de hand liggend maar organisaties struikelen nogal eens over communicatie. Toch is het eenvoudig: mensen zijn betrokken bij het bedrijf en willen daarom graag goed geïnformeerd en betrokken worden. Ook willen ze dat er geluisterd wordt naar bijvoorbeeld ideeën of problemen. Dit betekent dat ze serieus worden genomen en dat zowel hun mening als betrokkenheid van belang is.

Als je mensen meeneemt in ontwikkelingen dan vergaar je belangrijke informatie die je zelf niet kon weten of over het hoofd hebt gezien. Daarnaast creëer je daardoor gaandeweg vanzelf draagvlak.

Hoe communiceer je effectief bij veranderingen?

Stem ontwikkelingen af met je doelgroep

• Wees helder over het nut en de noodzaak
• Werk samen en ga het gesprek aan
• Geef mensen een taak in de ontwikkeling
• Vraag mensen naar hun mening of ideeën
• Stem verwachtingen af

Maak een communicatieplan(netje)

• Bedenk bij iedere ontwikkeling dat daarover gecommuniceerd moet worden
• Maak communicatie daarom een vast onderdeel van wijzigingen of verbeteringen
• Bedenk wie ervan op de hoogte gebracht moet worden en hoe
• Stem je communicatie af op de kennis en vaardigheden die mensen nodig hebben
• Stel vast wie er communiceert naar de verschillende partijen

Wees vernieuwend

• Organiseer een inloopspreekuur
• Organiseer informatiebijeenkomsten of trainingen
• Maak een nieuwsbrief of een mailing
• Communiceer met artikelen op het intranet
• Maak een enquête
• Maak een infographic, een flitsende powerpoint of een filmpje

Hoe doen wij dat?

In ons 5 Stappen programma is communicatie met alle betrokkenen van groot belang. Het opzetten en bijhouden van een kwaliteitsmanagementsysteem is tenslotte iets waarbij iedereen betrokken is. Dit doen we door:

• Mensen kennis te geven en betrokkenheid te creëren
• Bijeenkomsten te organiseren
• Een praktische handleiding met instructies te geven
• Overzichtelijke actielijsten bij te houden

Ook begeleiden we mensen persoonlijk bij het gezamenlijk uitwerken en verbeteren van de processen.