Het kan altijd beter

In 5 stappen naar continue verbetering volgens de ISO 9001

Bedrijven die de ISO 9001 voeren, beheersen hun kwaliteit en verbeteren deze voortdurend. Zij spelen in op zaken zoals marktontwikkelingen, klanttevredenheid, resultaten en risico’s. Een belangrijk punt in de norm is namelijk dat bedrijven kunnen laten zien dat hun kwaliteit en klanttevredenheid continu verbeteren.

Praktische stappen voor het invoeren van continue verbetering

Wat zou je allemaal kunnen inrichten om continu te verbeteren? Hier geeft de ISO 9001 verschillende aanwijzingen voor. Als je de volgende onderwerpen invoert en nauwgezet opvolgt dan ben je structureel aan de slag met verbetering:

1. Controleren en meten

Om de kwaliteit van producten of diensten te beheersen zul je veel moeten controleren, meten en registreren. Geconstateerde afwijkingen los je direct op en worden ook vaak direct opgevolgd door verbeteracties.

• Bewaken van processen
• Controleren van producten, materialen en diensten
• Input- en outputcontroles uitvoeren
• Interne audits en inspectie
• KPI’s * bijhouden

2. Resultaten evalueren

Een van de meest belangrijke methoden om inzicht te krijgen in noodzakelijke verbeteringen is door het evalueren van resultaten en methoden. Zoals bijvoorbeeld evaluatie van:

• De verkregen resultaten uit de bovenstaande punten
• Processen en prestaties
• Prestaties van het kwaliteitssysteem
• Klantenklachten, storingen en afwijkingen

3. Relaties meten en evalueren

De samenwerking met interne en externe relaties levert belangrijke informatie ter verbetering op. Je meet klanttevredenheid, stemt de dienstverlening af op de stakeholders en beoordeelt leveranciers:

• Klanttevredenheidsmetingen
• Wensen en eisen van stakeholders
• Markt- en technische ontwikkelingen
• Medewerkerstevredenheid **
• Leveranciers- en inkoopbeoordelingen

4. Risico’s en kansen beheersen

Het managen van risico’s en kansen die op alle niveaus binnen de organisatie voorkomen leidt tot verbetering. Als je vooraf de risico’s inschat en beheerst, dan ben je automatisch met verbetering bezig.

• Organisatie en kwaliteitsmanagement
• Producten, processen en diensten
• Stakeholders
• Marktontwikkelingen

5. Ideeën genereren

De beste ideeën komen vaak van de medewerkers. Een betere service, een efficiëntere werkwijze, minder verspilling of een nieuwe werkmethode? Laat iedereen meedenken over verbeteringen en bouw dit structureel in door:

• Werkoverleg
• Verbeterbord (zie voorbeeld)
• Ideeënbus
• Verbeter themaweek
• Verbeterprojecten

Met deze stappen ben je een heel eind op weg met het structureel verbeteren van de kwaliteit en klanttevredenheid binnen je organisatie. Door continu te monitoren en te evalueren en gericht verbeteringen aan te brengen, bouw je structureel aan een betere kwaliteit.

* Niet verplicht. De onderwerpen met een * gebruiken wij wel maar worden niet direct voorgeschreven in de ISO 9001. Alle overige genoemde punten wel.

** Een belangrijke graadmeter voor het succes en de kwaliteit van een bedrijf is medewerkerstevredenheid. Dit stond dan ook in de voorlaatste versie van de ISO 9001. Maar uit de definitieve publicatie is dit verwijderd. Wij raden iedereen aan dit wel mee te nemen. Er zijn veel organisaties die het belang hiervan inzien en zelfs hun bedrijfsvoering hierop sturen.

Voorbeeld – Digitale verbeterlijsten

Verbeteringen kun je ook digitaal bijhouden zodat je daar gezamenlijk met je collega’s aan kunt werken. Het voordeel is dat alle verbeteracties en -projecten op één plaats staan. Dit kun je met een projectmanagementtool doen of een gezamenlijke actielijst zoals Todoist. Of je maakt een speciale teams aan, waar je een app voor acties aan toevoegt zoals Todo of Trello.

Een bijkomend voordeel

Omdat je alle kleine en grote verbeteringen beter gaat bijhouden zul je aan het eind van het jaar waarschijnlijk versteld staan over wat jullie allemaal hebben bereikt.

Hoe doen wij dat?

Met behulp van ons digitale kwaliteitshandboek inclusief de ISO 9001-Jaarkalender zetten bedrijven een kwaliteitssysteem op waarin zij structureel kunnen meten, evalueren en continu verbeteren. In het kwaliteitshandboek vind je dan ook veel voorbeelden van controleschema’s en evaluaties. Door het doorlopen van de kalender en het toepassen van de voorbeelden, kunnen bedrijven hun kwaliteit, bedrijfsprocessen en klanttevredenheid continue stroomlijnen en verbeteren.

Wat kan jouw bedrijf doen om continu te verbeteren?

Noteer voor jezelf enkele ideeën om continue verbetering structureel in te bouwen.

1

2

3

Download artikel