Bedrijven die de ISO 9001 voeren, beheersen hun kwaliteit en verbeteren deze voortdurend. Zij spelen in op ontwikkelingen, klanttevredenheid, resultaten en risico’s. Een belangrijk punt in de norm is namelijk dat bedrijven kunnen laten zien dat hun kwaliteit en klanttevredenheid continu verbeteren.
Praktische stappen voor het invoeren van continue verbetering
Maar wat kun je nu allemaal praktisch doen om continu te verbeteren? Hier geeft de ISO 9001 verschillende aanwijzingen voor. Als je de volgende onderwerpen invoert en nauwgezet opvolgt dan ben je structureel aan de slag met verbetering:
Controleren en meten
Om de kwaliteit van producten of diensten te beheersen zul je veel moeten controleren, meten en registreren. Geconstateerde afwijkingen los je direct op en worden ook vaak direct opgevolgd door verbeteracties.
- Bewaken van processen
- Controleren van producten, materialen en diensten
- Input- en outputcontroles uitvoeren
- Interne audits en inspectie
- KPI’s * bijhouden
Resultaten evalueren
Een van de meest belangrijke methoden om inzicht te krijgen in noodzakelijke verbeteringen is door het evalueren van resultaten en methoden. Zoals bijvoorbeeld evaluatie van:
- De verkregen resultaten uit de bovenstaande punten
- Processen en prestaties
- Prestaties van het kwaliteitssysteem
- Klantenklachten, storingen en afwijkingen
Relaties meten en evalueren
De samenwerking met interne en externe relaties levert belangrijke informatie ter verbetering op. Je meet klanttevredenheid, stemt de dienstverlening af op de stakeholders en beoordeelt leveranciers. Evalueer:
- Klanttevredenheidsmetingen
- Wensen en eisen van stakeholders
- Markt- en technische ontwikkelingen
- Medewerkerstevredenheid **
- Leveranciers- en inkoopbeoordelingen
Risico’s en kansen beheersen
Het managen van risico’s en kansen die op alle niveaus binnen de organisatie voorkomen leidt tot verbetering. Als je vooraf de risico’s inschat en beheerst, dan ben je automatisch met verbetering bezig.
- Organisatie en (kwaliteits-)management
- Productie, projecten of diensten
- Stakeholders
- Markt
Ideeën genereren
De beste ideeën komen vaak van de medewerkers. Een betere service, een efficiëntere werkwijze of een nieuwe methode? Laat iedereen meedenken over verbeteringen en bouw dit structureel in door:
- Werkoverleg
- Verbeterbord (zie voorbeeld)
- Ideeënbus
- Verbeter themaweek
- Verbeterprojecten
Met deze stappen ben je al een heel eind op weg met het structureel verbeteren van de kwaliteit en klanttevredenheid binnen je organisatie. Door continu te monitoren en te evalueren en gericht verbeteringen aan te brengen, bouw je structureel aan een betere kwaliteit.
* Niet verplicht. De onderwerpen met een * gebruiken wij wel maar worden niet direct voorgeschreven in de ISO 9001. Alle overige genoemde punten wel.
** Een belangrijke graadmeter voor het succes en de kwaliteit van een bedrijf is medewerkerstevredenheid. Dit stond dan ook in de voorlaatste versie van de ISO 9001. Maar uit de definitieve publicatie is dit verwijderd. Wij raden iedereen aan dit wel mee te nemen. Er zijn al veel organisaties die het belang hiervan inzien en hun bedrijfsvoering hierop sturen.
Voorbeeld – Verbeterbord
Voorbeeld – Digitale verbeterlijsten
Verbeteringen kun je ook digitaal bijhouden zodat je daar gezamenlijk met je collega’s aan kunt werken. Het voordeel is dat alle verbeteracties en -projecten op één plaats staan. Dit kun je met een projectmanagementtool doen of een gezamenlijke actielijst zoals Todoist. Of je maakt een speciale teams aan, waar je een app voor acties aan toevoegt zoals Todo of Trello.
Tot slot,
omdat je alle kleine en grote verbeteringen beter gaat bijhouden zul je aan het eind van het jaar waarschijnlijk versteld staan over wat jullie allemaal bereikt hebben.
Hoe doen wij dat?
Met behulp van ons digitale kwaliteitshandboek en de ISO 9001-Jaarkalender helpen wij organisaties bij het opzetten van een kwaliteitssysteem waarmee zij structureel kunnen meten, evalueren en verbeteren. In het kwaliteitshandboek vind je dan ook veel voorbeelden van controleschema’s en evaluaties. Door het doorlopen van de evaluatiecyclus en het toepassen van de voorbeelden, kunnen organisaties hun kwaliteit, bedrijfsprocessen en klanttevredenheid stroomlijnen en verbeteren.
Wat kan jouw organisatie doen om continu te verbeteren?
Noteer voor jezelf enkele ideeën om verbeteringen structureel in te bouwen
Geef een reactie