Wat is een kwaliteits-managementsysteem?
Om te voldoen aan de ISO 9001 moet je een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) opzetten. Maar wat is dat nu precies?
Een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) vormt de basis voor goed georganiseerde bedrijfsprocessen en ondersteunt bedrijven bij het werken binnen een vaste structuur.
Kort gezegd is dit een overzichtelijk geheel van alle vereiste procedures, processen, beleids-documenten, resultaten en registraties binnen een organisatie. Deze onderdelen hoeven niet per se op één fysieke plek te staan, maar ze moeten wel duidelijk met elkaar verbonden zijn om effectief te kunnen functioneren.
De doelen van ISO 9001 bij kwaliteitsmanagement
De ISO 9001-norm is voor bedrijven die:
- de kwaliteit van hun diensten en producten beheersen;
- de kwaliteit van hun diensten en producten continu verbeteren;
- de klanttevredenheid continu verbeteren.
Om deze doelen te behalen, moet je een breed scala aan zaken regelen, zoals beleid, organisatie, evaluaties, instructies, controles, registraties, leveranciersbeheer en klanttevredenheid. Het kwaliteitsmanagementsysteem biedt daarom een structuur waarin je al deze zaken overzichtelijk vastlegt.
Waar begin je mee om het kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten?
Het opzetten van een KMS begint met het in kaart brengen van jullie bedrijfsprocessen. Dit helpt bij het identificeren van de belangrijkste stappen, structuur en verantwoordelijkheden. Zodra dit inzichtelijk is, kun je het KMS opzetten en verder ontwikkelen.
Ons voorbeeldsysteem, het ISO+ digitale kwaliteitshandboek, werkt precies op die manier. Het is opgebouwd uit vaste bedrijfsprocessen en bevat daarin alle onderdelen van de ISO 9001-norm. Het is zodanig ontworpen dat je het eenvoudig kan aanpassen aan jullie specifieke bedrijfsbehoeften. Samen met ons stappenplan In 5 Stappen naar ISO 9001 bouw je een praktisch kwaliteitsmanagementsysteem dat door iedereen in het bedrijf gebruikt kan worden.
Meer lezen over de structuur en procesorganisatie? Hier vind je onze gratis download Procesorganisatie.
Het KMS is een bedrijfsmanagementsysteem
Een kwaliteitsmanagementsysteem heeft veel overlap met een “bedrijfsmanagementsysteem” of een “business process management (BPM) systeem”. Dit zijn verschillende methoden die zich richten zich op het in kaart brengen en beheren van bedrijfsprocessen. Dat is precies wat een KMS ook doet, maar dan aangevuld met specifieke kwaliteitseisen. Daarom kan een goed ingericht KMS vaak volstaan als bedrijfsmanagementsysteem. Het biedt een waardevolle structuur voor kleine en middelgrote bedrijven.
Waaraan moet een KMS voldoen?
Voor de ISO 9001 moet je een kwaliteitsmanagementsysteem inrichten dat:
- aan eisen & wetten voldoet;
- procesgericht is;
- compleet is en onderhouden wordt;
- periodiek getoetst en verbeterd wordt.
Het is natuurlijk het meest praktisch om dit systeem digitaal op te zetten. Zo heeft iedereen binnen de organisatie eenvoudig toegang en kunnen de proceseigenaren zelf hun deel van het systeem beheren en bijwerken. Hiervoor is niet per se dure software nodig; een digitale tool zoals ons ISO+ Digitale Kwaliteitshandboek kan een uitstekende oplossing zijn.
Hoe doen wij dat?
Wij bieden bedrijven alle benodigde tools en templates voor een compleet en praktisch KMS. Hiermee beschik je dan over een systeem dat aan alle ISO 9001-vereisten voldoet en dat je eenvoudig beheert en onderhoudt. Dit bespaart je direct veel tijd en zorgt ervoor dat iedereen binnen de organisatie eenvoudig met het systeem kan werken – van procesmanagement tot klanttevredenheid.
Leuk artikel? Deel het!