Goed georganiseerde bedrijfsprocessen
Om te voldoen aan de ISO 9001 moet je een kwaliteitsmanagementsysteem opzetten. Maar wat is dat nu precies?
Een kwaliteitsmanagementsysteem is een overzichtelijk geheel van alle vereiste procedures, processen, beleid, resultaten en registraties binnen een bedrijf.
Deze zaken hoeven niet allemaal op één plek te staan. Er moet wel een duidelijke onderlinge verbinding tussen de verschillende elementen zijn.
Het doel van de ISO 9001 bepaalt de uitgangspunten van kwaliteitsmanagement
De ISO 9001 norm bestaat uit richtlijnen voor bedrijven die:
- De kwaliteit van hun diensten en producten beheersen;
- De kwaliteit van hun diensten en producten continu verbeteren;
- De klanttevredenheid continu verbeteren.
Om dit te kunnen realiseren moeten bedrijven allerlei zaken regelen op het gebied van: beleid, organisatie, evaluaties, instructies, controles, registraties, leveranciers, klanttevredenheid enzovoorts.
Een kwaliteitsmanagementsysteem,
is de structuur waarbinnen je al deze zaken overzichtelijk vastlegt.
Het hoeft niet allemaal op dezelfde plek te staan. Als er maar een duidelijke onderlinge samenhang is. Vaak staan de gegevens van personeelszaken, productie of uitvoering gescheiden van de locatie waar de meer organisatorische zaken zijn opgeslagen.
Hoe pak je dit aan?
Voor de ISO 9001 moet je een kwaliteitsmanagementsysteem inrichten dat:
- aan de eisen voldoet
- procesgericht is
- compleet is en onderhouden wordt,
- getoetst en verbeterd wordt.
Het is vooral handig om dit digitaal te maken. Iedereen binnen de organisatie kan dan bij het systeem om het te raadplegen. De proceseigenaren kunnen zelf hun eigen deel onderhouden. Je hoeft hier niet direct een software pakket voor aan te schaffen. Je kunt hiervoor ook ons Digitale kwaliteitshandboek gebruiken.
Proces managementsysteem
Een kwaliteitsmanagementsysteem is vrijwel hetzelfde als een “bedrijfsmanagementsysteem” of een “business proces managementsysteem (BPM)”. Dit zijn allemaal methodes waarmee je de bedrijfsprocessen in kaart brengt en goed vastlegt. Een BPM wordt vaak in grote bedrijven gebruikt waar veel medewerkers binnen hetzelfde bedrijfsproces werken.
Begin eenvoudig
Je begint altijd met het in kaart brengen van de bedrijfsprocessen. Zie hiervoor het artikel De procesorganisatie en Ontwerp je ideale bedrijfsproces.
Daarna kun je je kwaliteitsmanagementsysteem verder gaan uitbouwen. Wij hebben al een voorbeeldsysteem gemaakt, het ISO+ digitale kwaliteitshandboek. Hierin vind je alle onderdelen van de ISO 9001 op een procesmatige manier terug. Per bedrijf kun je deze op maat maken en daarna werk je dit zelf uit of volgens de acties uit het complete stappenplan In 5 Stappen naar ISO 9001.
Op deze manier bouw je stap voor stap jullie eigen praktische kwaliteitsmanagementsysteem, waar iedereen mee kan werken.
Goed georganiseerd naar de ISO 9001